La “Posta Elettronica” negli Atenei Italiani

Aggiornamenti all’articolo:
EDIT 3 – 09.02.2024 – aggiunto paragrafo relativo alle attività di verifica *dettagliata* per gli enti apparentemente utilizzanti soluzioni interne
EDIT 2 – 27.12.2023 – aggiunto paragrafro in fondo, con comparazione dei dati aggiornati al 27.12.2023
EDIT 1 – 25.12.2023 – rimossi i riferimenti a due refusi (Messina e Palermo, contati due volte). Adattati grafico, tabella e valori

A dispetto della sua età, il servizio di Posta Elettronica risulta ancora il principale canale di interazione fra la Pubblica Amministrazione da un lato ed i cittadini e le imprese dall’altro.

Ce lo ricorda AGID, che nel suo recente report “La spesa ICT nella PA italiana 2020 – Principali trend e percorsi in atto“, a pagina 51 riporta i due grafici seguenti

Il report AGID non scende nel dettaglio del mondo degli Atenei. Tuttavia la mia sensazione è che negli Atenei il servizio di Posta Elettronica venga utilizzato in modo significamente maggiore rispetto alla media delle altre PP.AA., e questo sia per le comunicazioni interne che per quelle esterne.

Questa sostanziale certificazione di AGID sulla centralità del servizio di Posta Elettronica mi ha fatto riflettere –ancora una volta– su quel lento e costante processo di “outsourcing” di tale servizio da parte di un numero sempre maggiore di Atenei ed in favore dei principali cloud-provider.

Tale processo è fonte di un acceso dibattito fra gli addetti ai lavori, i quali si trovano spesso a discutere di tutti gli elementi che concorrono, in un verso o nell’altro, a maturare la decisione:

• l’infrastruttura di Posta Elettronica è fondamentale per il corretto svolgimento delle operazioni dell’Ateneo ed in questo senso risulta assolutamente critica. La maggior parte delle informazioni accademiche (si pensi alle bozze di articoli scientifici che vengono scambiate via e-mail o ai dati relativi alle sperimentazioni scientifiche in ambito medico) così come le informazioni relative ad una pluralità di studenti e di altri soggetti (fornitori, personale, etc.) vengono scambiate quotidianamente via e-mail. Il “valore” di tali informazioni è uno degli elementi di riflessione;
  
• il servizio di Posta Elettronica è fra i più critici che l’infrastruttura ICT di un Ateneo deve erogare. Non è pensabile che sia oggetto di DOWN prolungati. L’affidabilità che bisogna garantire e le relative implicazioni sia tecnologiche che organizzative, rappresentano un altro degli elementi di riflessione;
  
• la complessità di una infrastruttura di Posta è significativa. Si consideri che in un medio Ateneo l’infrastruttura self-hosted può arrivare a gestire ~3.000 mailbox (per il solo personale tecnico e docente; studenti esclusi) a fronte di volumi di storage on-line di ~14 TB con oltre 1.000 connessioni persistenti (IMAP) e picchi da centinaia di accessi al secondo (SMTP) per i flussi inbound/outbound. Tutto questo richiede una pluralità di sistemi (virtual-machine, software di base, applicazioni, infrastrutture di monitoraggio) che qualcuno deve gestire e far evolvere nel tempo;
  
• l’evoluzione tecnologica, di fatto dettata dai principali cloud-provider cui va rinosciuto il merito di aver fatto evolvere il servizio di Posta Elettronica integrandolo con le altre componenti di office-automation (condivisione rubriche, attività, task; integrazione con cloud-drive; fruibilità web-based; fruibilità mobile). Tale evoluzione, tuttavia, è rimasta appannaggio dei servizi offerti dai cloud-provider e non si è trasferita –se non in minima parte– nelle soluzioni self-hosted;
  
• il cambio di paradigma, ossia la necessità di integrare alle tecnologie classiche ben diffuse e governate all’interno degli Atenei (SMTP, IMAP, SSL/TLS, architetture computazionali classiche compute/storage) una serie di nuove tecnologie (WEB, REST, architetture “a container”, orchestrazione/automazione) che gli Atenei fanno estrema fatica a gestire a causa di un’organizzazione che non agevola la formazione del personale e men che meno l’iniezione di nuove risorse umane;

Tutti questi elementi sono scarsamente rappresentati sui tavoli della Governance degli Atenei. Tavoli che, viceversa, si scontrano con alcuni dei problemi che questo scenario induce: gestione del personale; gestione degli “incidenti”; obsolescenze delle soluzioni esistenti.

Si pensi che perfino il CINECA, il Consorzio Interuniversitario che ha sede a Casalecchio di Reno, che sviluppa e fornisce agli Atenei una pluralità di servizi applicativi essenziali per il loro funzionamento, e che conta all’interno del proprio organico centinaia di tecnici con competenze rilevanti in ambito ICT, ha dismesso il servizio di Posta Elettronica che fino a pochi anni fa gestiva alcune centinaia di migliaia di mailbox, principalmente degli studenti di diversi Atenei: troppo costoso e poco competitivo tecnologicamente rispetto alle offerte concorrenti dei cloud-provider.

Da un altro punto di vista, a fare ancor più scalpore è stata la scelta dello stesso Ministero dell’Istruzione, che pochi mesi fa ha migrato la propria Posta Elettronica su cloud.

Tornando agli Atenei, è in questo contesto che l’offerta dei principali cloud-provider, presentata alla Governance come “un servizio a costo zero”, trova terreno fertile e, sempre più spesso, viene abbracciata.
In alcuni casi, la scelta è promossa dai livelli operativi (il Dirigente ICT) che la trovano obbligata stante una sostanziale impossibilità di ottenere le risorse economiche e, soprattutto, umane necessarie al sostentamento dell’infrastruttura on-premise.

Negli Atenei, il tema “Posta on-prem” vs “Posta su cloud-provider” è più vecchio di quanto si possa pensare. Il GARR né è ovviamente al corrente e già nel 2014 si preoccupò di porre l’accento sulla questione chiedendo a tre Atenei di argomentare le proprie decisioni. Al Panel parteciparono:

• Simone Spinelli – Università di Pisa, con la presentazione: “@unipi – centralizzazione del sistema di posta di Ateneo” – (stream)
• Roberta Cantaroni – Università di Modena e Reggio Emilia, con la presentazione: “Soluzioni per la posta elettronica in un Ateneo di medie dimensioni” – (stream)
• Flavio Ferlini – Università di Pavia, con la presentazione: “Outsourcing della posta elettronica e dei servizi per la collaborazione online” – (stream)

Le parole di Ferlini, allora Dirigente ICT dell’Università di Pavia, evidenziano in modo molto chiaro le ragioni che portarono lui a scegliere la soluzione “outsourcing”.

A distanza di sette anni, lo scenario è ovviamente cambiato. Non soltanto perchè Flavio Ferlini è andato in pensione, oppure perchè Simone Spinelli ha lasciato l’Università di Pisa (è migrato all’estero, attualmente in servizio presso GEANT) o ancora perchè, nel frattempo, UniMore è passata a Google… ma soprattutto perché molti altri Atenei hanno spento le infrastrutture interne e migrato la posta all’esterno.

Non trovando informazioni affidabili ed aggiornate, ho deciso di scattare una fotografia che rappresentasse lo stato corrente. E per farlo, ho seguito l’approccio seguente:

1. L’elenco degli Atenei è stato ottenuto a partire dalle statistiche di traffico Internet che GARR rende disponibile pubblicamente rispetto a tutti gli Atenei connessi a GARR (che sono il 100% degli Atenei Italiani);
   
2. Per ogni Ateneo ho recuperato gli indirizzi e-mail degli APM, ossia di personale interno che l’Ateneo indica a GARR come proprio riferimento. Ho dato per scontato che la casella di posta elettronica di un APM fosse attestata sul dominio di posta istituzionale dell’Ateneo stesso.
   
3. Dall’indirizzo e-mail, ho estratto il “dominio di posta” (la parte a destra della chiocciola), accorpati i domini relativi a sedi distinte dello stesso Ateneo e rimosso eventuali doppioni;
   
4. Per ogni dominio di posta ho verificato quale fosse il server di riferimento per tale dominio. In tecnichese: ho recuperato dal DNS il record MX per ognuno dei domini di posta
   
5. A seconda del risultato, ho classificato il Servizio di Posta come GOOGLE, MICROSOFT o INTERNO ALL’ATENEO

Il risultato è il seguente:

• Numero totale Atenei: 66
• di cui:
  • Google: 31
  • Microsoft: 16
  • Interna all’Ateneo: 19

o, se preferite una rappresentazione grafica, è questo:

I dettagli dei singoli Atenei sono riportati nella tabella in basso.

Che dire?

Personalmente credo fermamente che affidare il servizio di Posta Elettronica ad un player esterno, specie se esterno ai confini dell’Unione Europea, sia un grosso errore. Non soltanto dal punto di vista tecnologico, ma soprattutto in termini Politici e Sociali.

Si potrebbe discutere molto sulle ripercussioni di tali scelte ma come ebbi modo di raccontare al WorkShop GARR del 2017 (slide ; stream), resta in me l’amarezza che un dibattito serio, concreto e che affronti il tema nella sua complessità, non sia stata ancora avviato.

Ed è un peccato, perché fin quando questo dibattito non sarà stato affrontato (e risolto), l’ICT del nostro Paese avrà ben poche chance di ripartire.

Nel frattempo io continuo comunque a sperare che almeno la Governance dei 20 Atenei che continuano a gestire internamente la propria Posta Elettronica possa finalmente consentire un processo di cooperazione extra-Ateneo che consenta ai 20 gruppi di tecnici –oggi tutti impegnati a replicare le stesse attività– di collaborare ad un progetto unico e condiviso che poi possa essere facilmente distribuito. Non solo ai 20, ma magari anche a qualcuno degli altri 48 che potrebbe voler tornare sui propri passi.

Grazie per avermi letto.

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EDIT 2 – 27/12/2023: In occasione delle festività Natalizie, ho approfittato per rieseguire l’applicazione sviluppata a suo tempo e riprocessare esattamente gli stessi domini di posta processati a suo tempo.

Il quadro che ne emerge evidenzia come altri 6 domini di posta, afferenti ad altrettante istituzioni, siano stati “spenti” internamente, e migrati al cloud. In dettaglio:

• sissa.it – SISSA – Scuola Internazionale Superiore di Studi Avanzati
• unica.it – Università degli Studi di Cagliari
• unipa.it – Università degli Studi di Palermo
• unirc.it – Università Mediterranea di Reggio Calabria
• unisannio.it – Università del Sannio
• uniss.it – Università di Sassari

Graficamente, il confronto è il seguente:

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EDIT 3 – 09/02/2024: ho voluto verificare, in dettaglio, la veridicità delle mie risultanze rispetto a quegli Atenei che, dalla mia analisi, risultavano gestire la posta internamente. Il quadro che ne emerge è ulteriormente sconfortante. In dettaglio:

• polito.it: da verifiche effettuate attraverso fonti interne direttamente coinvolte nel servizio, è emerso che il servizio è stato migrato a Microsoft. Tale scenario non appare evidente da un punto di vista tecnico (l’MX punta a risorse interne a Polito e, sul web, non si trovano tracce di webmail che fanno riferimento a piattaforme Microsoft), ma l’affidabilità della fonte è tale che… non ho alcun dubbio;
• sssup.it: in realtà, il dominio ufficiale dell’ente –come traspare chiaramente già ad una semplice consultazione via web– è santannapisa.it e la posta di tale dominio è su Microsoft. Evidentemente il sssup.it è un vecchio dominio, ormai in disuso;
• unict.it: stando ad una pagina ufficiale, l’Ateneo sembra aver avviato una migrazione a Microsoft, ed il servizio è certamente attivo per un qualche set di mailbox (la pagina di login è chiaramente di Microsoft)
• unige.it: stando ad due pagina ufficiale [link1, link2], l’ateneo ha avviato una migrazione a Microsoft
• unimc.it: stando ad una pagina ufficiale, nel 2021 l’ateneo ha migrato la sua posta su Microsoft. E’ interessante osservare come l’MX punti alle soluzioni cloud di Sophos
• unimi.it: ad inizio 2024, l’Ateneo ha completato la migrazione a Microsoft
• unipi.it: da informazioni raccolte da fonti interne all’Ateneo, è emerso che il servizio è stato migrato a Microsoft
• units.it: da informazioni raccolte da fonti interne all’Ateneo, è emerso che il servizio è stato migrato a Microsoft
• univpm.it: stando ad una pagina ufficiale, il servizio è stato migrato a Microsoft

La situazione aggiornata, quindi, dovrebbe essere la seguente:

ed i 4 Atenei a perseverare nella gestione interna sono:

• uniba.it – Università degli Studi di Bari Aldo Moro
• unich.it – Università degli Studi Gabriele d’Annunzio Chieti Pescara
• unina.it – Università di Napoli Federico II
• uniroma2.it – Università di Roma Tor Vergata

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Damiano Verzulli
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Gran Sasso Science Institute – L’Aquila	gssi.it	GOOGLE
IMT – Institutions, Markets, Technologies Institute for Advanced Studies Lucca	imtlucca.it	GOOGLE
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Politecnico di Torino	polito.it	INTERNA ALL’ATENEO MICROSOFT
Scuola Normale Superiore di Pisa	sns.it	GOOGLE
Scuola Superiore S. Anna di Pisa	sssup.it	INTERNA ALL’ATENEO MICROSOFT
SISSA – Scuola Internazionale Superiore di Studi Avanzati	sissa.it	ex Interna, ora migrata a MICROSOFT
Università Cà Foscari – Venezia	unive.it	GOOGLE
Università degli Studi della Campania “Luigi Vanvitelli”	unicampania.it	MICROSOFT
Università degli Studi di Bari Aldo Moro	uniba.it	INTERNA ALL’ATENEO
Università degli Studi di Cagliari	unica.it	ex Interna, ora migrata a MICROSOFT
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Università degli Studi Gabriele d’Annunzio Chieti Pescara	unich.it	INTERNA ALL’ATENEO
Università del Molise – Campobasso	unimol.it	GOOGLE
Università del Piemonte Orientale Amedeo Avogadro – Alessandria	uniupo.it	GOOGLE
Università del Salento	unile.it,unisalento.it	GOOGLE
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